نظام شؤون الموظفين

عدد المساهمات : 22 تاريخ التسجيل : 29/10/2011

بسم الله الرحمن الرحيم

استحببت أن أوضح للأخوة والأخوات نظام شؤون الموظفين الذي نعتمد عليه بشكل أساسي في تعاملنا مع هذا النظام وكيف نستند عليه في عملنا

نظام شؤون الموظفين
المزايا العامة :

· سجلات ومعلومات وافية عن الوظائف وتشكيلاتها: النظام يوفر تعريف شامل برموز التصنيف الوظيفي للوظائف المعرفة في وزارة الخدمة المدنية فيوفر المجموعات العامة للوظائف ثم المجموعات النوعية لكل مجموعة عامة ثم الفئات الخاصة بكل مجموعة نوعية ثم المسميات

الوظيفية الخاصة بكل فئة و من ثم يتم الربط ما بين الرمز التصنيفي لكل وظيفة ورقمها التسلسلي ومرتبتها وبالتالي توفير الوقت والجهد المبذول لدى إدارات شؤون الموظفين في القطاعات الحكومية في تعريف رموز التصنيفات الوظيفية المتوفرة لديهم عند أتمتة النظام.

· معرفة وضع جدول التشكيلات الوظيفية والوظائف في أي فترة زمنية: من خلال التسجيل لجميع الحركات في النظام التي تؤثر على وضع وحالة الوظيفة من حركات الترقيات أو تحوير الوظائف أو نقل موظف من وظيفة إلى أخرى أو تعيين موظف على وظيفة شاغرة أو إلغاء وظيفة أو سلخ لوظيفة موجودة أو طي قيد لموظف أو حجز لوظيفة فيستطيع متخذو القرار في إدارات شؤون الموظفين معرفة الوضع اللحظي لجدول التشكيلات الوظيفية

· إعداد و إدخال للوظائف المقترحة المتعلقة بميزانية العام الجديد: يستخدم النظام أسهل الطرق في حصر الوظائف المستجدة أو المقترحة لكل إدارة من إدارات الجهة الحكومية وتستطيع كل من هذه الإدارات إدخال نموذج الوظائف المقترحة التي تحتاجها بموافقة مدير الإدارة الطالبة وبالتالي يسهل على إدارة شؤون الموظفين حصر الوظائف المقترحة للعام المالي الجديد.

· إجراء مختلف أنواع الحركات الإدارية والمالية التي تجري على الموظف وتوفير سجلات تاريخية عنها: من خلال تسجيل جميع الحركات التي تجري على الموظف كحركات العمل الإضافي والانتداب والدورات والابتعاث والترقيات والندب والإعارة والحسميات و النقل والعلاوات وأية حركات أخرى يتم تسجيلها في النظام فيستطيع المستخدم للنظام معالجة جميع هذه الحركات بسهولة تامة وطباعة التقارير والمسيرات والتأديات الخاصة بهذه الحركات حتى وان كانت تخص أعوام سابقة ،كما يمكن الاستعلام عن أي حركة واسترجاع كافة تفاصيلها أو أي تقرير تفصيلي عنها.

· معلومات كاملة عن بيانات الموظف الشخصية, المالية, الوظيفية, المعالين و الوثائق : حيث أن النظام الآلي يوفر الجهد ويقلل الرجوع إلى الملفات والأوراق اليدوية فيوفر النظام بيانات كاملة عن كل موظف في الجهة الحكومية فيما يتعلق ببياناته الشخصية والوظيفية والمالية التي ترهق موظفي إدارة شؤون الموظفين ومن ثم يقوم النظام بتحديث هذه البيانات آليا ،كما يمكن الاحتفاظ بصورة من وثائق الموظف الثبوتية وصورته الشخصية وكل هذه المعلومات موجودة في شاشة واحدة بطريقة سهلة في متناول المستخدم وتحقق وتلبي مطالبه .

· تطبيق عملية الترشيح للترقيات على مرتبة معينة آلياً : يوفر النظام جدول تعريف لنقاط الأسس التي تتم على أساسها احتساب نقاط الترقية حسب اللوائح والأنظمة المعرفة في وزارة الخدمة المدنية ، وهي مدة البقاء في المرتبة الحالية للموظف ، مدة الدورات المعتمدة التي حصل عليها ،تقاويم الأداء الوظيفي كما أن النظام يقوم بإعداد محضر الترقيات آليا ، ثم طباعة بيان بالمؤهلين للترقية بالمفاضلة.

· تطبيق دورة العمل لطلبات الموظفين والقرارات والإفادات: و ربط تأثير القرارات بتواريخها وليس لحظة إدخالها من خلال الآلية التي يعمل بها النظام بتطبيق الدورة الإدارية (التسلسل الإداري) في توجيه طلبات الموظفين المختلفة أليا إلى مدراء الإدارات المختصة مثل (طلب إجازة) ثم اعتمادها آليا و من ثم إرسالها إلى إدارة شؤون الموظفين أو إلى صاحب الصلاحية لإصدار قرار بالطلب المرسل آليا من أي موظف، و يتم عكس تأثير هذه القرارات على سجل الموظف وعلى الوضع المالي له أو الوضع الوظيفي يتم بشكل آلي بعد اعتماده ، كما أن الإفادة عن تأدية الموظف لمهمة معينة صدر بها قرار يكون من خلال النظام. و زيادة في التوضيح فإن إصدار القرار لا يعني بالضرورة تسجيل حركة فعلية في النظام للموظف وإنما يقوم المستخدم بالتحكم في تاريخ فعالية القرار والذي على أساسه يتم تسجيل حركة فعلية للموظف في النظام حسب طبيعة القرار الذي تم اعتماده .

· التعامل مع موقع العمل (الإدارة والقسم) حسب الميزانية والموقع الفعلي لعمل الموظف وإصدار الكشوفات والتقارير بناء على ذلك: لا يوجد إشكالية عندما تكون جهة عمل الموظف الواقعية غير جهة الوظيفة حسب الميزانية ويوفر النظام هذه الخاصية في التقارير التي يمكن أن يكون لجهة عمل الموظف تأثير على التقرير كالتقارير الخاصة بمسيرات الرواتب فغالبا ما تكون حسب جهة العمل الواقعية بينما التقارير الخاصة بالوظائف تكون حسب الميزانية.

· التعامل مع مختلف أنواع الكوادر الوظيفية) رسميين / مستخدمين / بند الأجور / التشغيل والصيانة/ نظام الساعات/الوظائف التعليمية/هيئة التدريس/ الأجر المقطوعة يومي/الأجر المقطوع شهري ( وتطبيق اللوائح المنظمة لجميع هذه الأنواع:

يدعم النظام التعامل مع أي نوع أنواع الكوادر الوظيفية حيث تتوفر في النظام معلومات المراتب والدرجات والفئات الخاصة بكل نوع ، كما أن مدير النظام يمكنه تحديد أو تعريف طريقة عمل النظام مع هذه الأنواع بالنسبة للانتدابات أو العمل الإضافي أو مختلف أنواع الإجازات أو أية حركات أخرى لمرة واحدة فقط وعلى أساسها يتم التعامل بها في النظام.

· التعامل مع عدة تواريخ خاصة ببدء خدمة الموظف )تاريخ التعيين بالدولة, تاريخ التعيين بالجهة, تاريخ المباشرة( إضافة إلى تاريخ الحصول على المرتبة التي عليها الموظف ويقوم النظام باحتساب وتطبيق اللوائح حسب تلك التواريخ.

· إدخال ومتابعة المسابقات الوظيفية ونتيجة الاختبارات (التحريري والنظرية) والمقابلات ونتائج المسابقات الوظيفية: فيقوم المستخدم بتسجيل بيانات المتقدمين للمسابقة بتفاصيلها وتحديد الملفات المقبولة (مستكملة لشروط التقديم) و كذلك الملفات الغير مقبولة (غير مستكملة للشروط). كما يتم تسجيل نتائج المتقدمين للمسابقة والتي تم قبول ملفاتهم بعد إجراءات المقابلات والامتحانات اللازمة، ثم يوفر النظام تقرير بنتائج المتقدمين للمسابقة حسب نتائجهم في المسابقة .

· يوجد في النظام ترابط مع النظام المالي مما يوفر سرعة ودقة في عملية تكامل البيانات بين النظامين: يستطيع المستخدم للنظام أن يقوم بإعداد الجزء(أ) من أمر الصرف لجميع أنواع الصرفيات وحسب البنود المعرفة في النظام المالي و بشكل آلي وإرساله إلى مدير الإدارة آليا لاعتماده و من ثم إرساله إلى الإدارة المالية لاستكمال الإجراءات الأخرى المتبقية عليه ،كما أن الموظف في إدارة شؤون الموظفين يستطيع طلب مذكرة حجز(ارتباط) على مبلغ على بند معين عن طريق النظام ويعتمد آليا من مدير إدارته ثم تترك الصلاحية لمسئول الارتباط في الإدارة المالية للبت في الموضوع .

· إمكانية استعلام أي موظف عن معلوماته الوظيفية والمالية وأرصدة إجازاته و كذلك حركاته المختلفة: يدعم النظام إمكانية الاستعلام لأي موظف في الجهة الحكومية وليس فقط لموظفي إدارة شؤون الموظفين عن وضعه المالي والوظيفي وأرصدة إجازاته وانتداباته وما تم صرفه للموظف إلى تاريخ معين وأي حركات أخرى كالترقيات أو الحسميات أو الاعارات أو الدورات التدريبية.

· مرونة في تعديل الأنظمة واللوائح ويكون النظام مجهزا عند توريده بآخر هذه اللوائح : لقد دأبت الشركة منذ سنوات على متابعة المتغيرات و المستجدات في اللوائح والأنظمة المتبعة في الدوائر الحكومية في المملكة وقامت بتعديل الأنظمة المعلوماتية التي تطورها وفقها.

· متابعة الدورات التدريبية والابتعاث : مما لا شك فيه أن موضوع التطوير الإداري ذو أهمية بالغة عند الموظف وكذلك الجهة الحكومية ويحتاج كل موظف بين فترة وأخرى أن ينسب إلى عدد من الدورات أو البعثات التي تفيده علميا وعمليا والتي لها دور في ترقيته الوظيفية ولذلك جاء هذا النظام ليدعم الأعمال الأساسية التي تقوم إدارة التطوير الإداري من تسجيل للبيانات الأساسية للدورة المرشح لها الموظف ومتابعة الخطاب الصادر إلى الجهة المنظمة ورد هذه الجهة على الترشيح والتأكد من عملية قبول الموظف في الدورة ثم عملية وبعد انتهاء الدورة تسجيل نتيجة الدورة وكذلك طباعة التقارير الخاصة بالدورات التدريبية بأنواعها و يوفر النظام الترابط بين إدارة التطوير الإداري وإدارة شؤون الموظفين والرواتب فإدارة شؤون الموظفين يمثل تسجيل نتيجة الدورة هو خطوة نهائية لتسجيل الدورة التدريبية في بطاقة الموظف والتي تسجل آليا عن طريق النظام بمجرد تسجيل نتيجة الدورة أما قسم الرواتب فعلى أساس ذلك يتم إعداد و إصدار المسيرات الخاصة لمكافأة الدورة أو مكافأة التفوق إن وجد. أما بالنسبة للابتعاث فيتم تسجيل كامل معلومات حركة الابتعاث للموظف في النظام و يتأثر وضع الموظف بشكل آلي بناء على نوع الابتعاث من حيث كونه داخلي أو خارجي وعكس التأثيرات المالية آليا على وضع الموظف المالي ويوفر النظام عدد من التقارير التي تتيح للمستخدم الوصول إلى بيان بالمبتعثين خلال فترة معينة بسهولة ويسر.

· تسجيل حركات الإعارة / الندب : كما يوفر النظام تسجيل حركات للندب داخل الجهة التي يعمل بها الموظف أو إلى جهة خارجية وكذلك الإعارة إلى جهة أخرى غير الجهة التي يعمل بها الموظف والتحكم في إيقاف راتب الموظف المندوب أو المعار حسب ما تقتضيه الحال.

· التعامل مع جميع أنواع الإجازات مع إمكانية تعريف أنواع إجازات أخرى: يوفر النظام مرونة في التحكم في إعدادات أنواع الإجازات بحيث يتم تعريف أنواع الإجازات و تحديد عدد أيام الإجازة التي يستحقها حسب كل نوع من أنواع الكوادر الوظيفية ( رسميين،مستخدمين،بند أجور،متعاقدين،…الخ) واقل مدة للإجازة و الحد الأقصى لعدد أيام الإجازة في السنة ونسبة الراتب الأساسي المستحق نوع والبدلات التي تتأثر ببعض أنواع الإجازات والتحكم في كونها تصرف مع الإجازة أم لا،كما إن النظام يطبق الأنظمة المتعارف عليها حسب لوائح منح الإجازات وضوابطها في وزارة الخدمة المدنية .

· تسجيل تقويم الأداء الوظيفي للموظفين (تقارير الكفاية) وطباعة بيان بتقويم الموظفين لأكثر من عام: يوفر النظام شاشة لتسجيل تقاويم الأداء الوظيفي للموظفين و التي لها دور في عملية احتساب النقاط بغرض الترقية وذلك بناء على نتيجة تقويم الموظف

· التبادل الآلي لكامل معلومات ملف الموظف بين الجهات التي تستخدم نفس النظام

· الربط مع رقم السجل المدني وضمان عدم تكرار بيانات الموظفين

· توفر العديد من التقارير التفصيلية والإجمالية والإحصائية والتحليلية الخاصة : وهذه التقارير تلبي احتياجات موظفي إدارة شؤون الموظفين من اجل استكمال أعمالهم اليومية أو الشهرية مثل التقارير الخاصة بالموظفين المنتدبين و بيان بالمكلفين بالعمل الإضافي وغيرها ، بالإضافة إلى تقارير إدارية تبين لمدير إدارة شؤون الموظفين حجم العمل اليومي والتقارير الخاصة بالحسميات والجزاءات أو أرصدة إجازات الموظفين أو الموظفين المعارين أو المبتعثين أو الموظفين المستحقين للترقية أو بيان خدمة موظف وغيرها، بالإضافة إلى تقارير خاصة بالإدارة العليا وفي اغلبها تقارير إحصائية عن الموظفين حسب الكادر الوظيفي وعددهم في كل مرتبة وعدد الوظائف الشاغرة والموظفين المتعاقدين أو السعوديون حسب المؤهل العلمي أو حسب أي معيار آخر بالإضافة إلى جدول التشكيلات الوظيفية والمقارنات بين تشكيلات الوظائف للعام المالي الحالي مع الأعوام المالية السابقة بالإضافة بيان الاحتياج من الوظائف أو الوظائف المقترحة في الميزانية وغيرها من التقارير المختلفة.

إعدادات وملفات نظام شؤون الموظفين:

تعريف رموز النظام العامة

· تعريف مجموعات الوظائف

· تسجيل الوظائف

· تسجيل التشــكـيلات

· تسجيل الجهات العامة

· تسجيل معلومات الموظف

· تعريف رموز الدورات

· الإعدادات العامة للنظام

· ملف الحركات التاريخي للموظفين

· تعريف أنواع الإجازات

· تعريف محددات التقارير

· تسجيل معلومات المتعاونون

· تعديل بيانات ملف موظف

· تعريف جداول النقاط لأغراض الترقية

حركات نظام شؤون الموظفين:

· تسجيل متابعة الدورات التدريبية

· سجل الدورات التدريبية

· تسجيل إعارة / ندب / استشاره

· تسجيل الانتداب إفرادي

· تسجيل الانتداب الجماعي

· تسجيل العمل الإضافي

· تسجيل الترقيات

· تسجيل نقل موظف من وظيفة إلى أخرى داخل الجهة

· تسجيل تقاويم الأداء الوظيفي

· تسجيل المناصب الإدارية

· تسجيل رصيد الإجازات العادية الافتتاحي

· تسجيل الإجازات

· تسجيل الإجازات العادية للرسميين بمسير راتب إجازة

· تسجيل تمديد الإجازات

· تسجيل الإجازات المرضية

· تسجيل الإجازات العادية للمتعاقدين بمسير إجازة

· إعداد محضر الترقيات

· الترشيح للترقيات

· تسجيل الابتعاث

· تسجيل تجديد عقد

· تسجيل طي القيد

· تسجيل طي قيد متعاون

· تسجيل حركات تحوير الوظائف

· تسجيل مناقلة بين موظفين

· تسجيل خطابات الشكر و الإنذارات

· تسجيل حركات النقل الداخلي

· تسجيل رصيد الانتدابات الافتتاحي للموظفين

· تسجيل حركات الحضور والانصراف اليومي

عمليات نظام شؤون الموظفين:

· تسجيل مباشرة من إجازة

· تسجيل مباشرة من دورة / بعثة

· تسجيل إنهاء اعاره / ندب / استشاره

· ترحيل ملف تشكيلات الوظائف

تقارير شؤون الموظفين:

· تقرير بحركات الإجازات

· تقرير عن حركات نقل الموظفين

· تقرير عن أعمار الموظفين

· كشف بالاقامات المنتهية خلال فترة

· كشف بالجوازات المنتهية خلال فترة

· الموظفين المستحقين للترقية

· تقرير عن ترقية موظف

· تقرير بمعلومات العلاوات

· بيان بالموظفين المستحقين للترقية حسب النقاط

· بيان الموظفين المستحقين للترقية للمراتب العليا

· بيانات موظف

· كشف المتعاقدين المطلوب تجديد عقودهم خلال فترة وتجاوزت مدة الخدمة فترة معينة

· بيان بالمؤهلين للترقية بالمفاضلة

· تقرير الوظائف المشغولة

· تقرير عن الوظائف الشاغرة

· تقرير عن الموظفين المطوي قيدهم

· بيان تشكيلات الوظائف

· تقرير المنتهية خدماتهم

· تقرير عن الوظائف المقترحة لعام معين

· حصر بالوظائف من ملف التشكيلات

· تقرير إحصائي عن الجنسيات المختلفة حسب نوع الوظيفة

· كشف بالموظفين الذين وصلوا نهاية المربوط

· بيان بأسماء اللذين لا يستحقون علاوة دورية

· كشف الوظائف حسب المسمى الوظيفي

· معلومات تفصيلية عن الوظائف الثابتة وشاغليها

· بيان خدمة موظف

· اجمالى عدد الوظائف

· الموظفين المعينين خلال فترة

· بيان الاحتياج من الوظائف

· حصر بمنسوبي المنشـأة من ملف الموظفين

· حصر بالوظائف من ملف التشكيلات

· إجمالي عدد وظائف العمال المعتمدة والمقترحة

· إجمالي عدد وظائف المستخدمين المعتمدة والمقترحة

· تقرير عن حركات اعاره / ندب / استشاره

· تقرير عام عن الموظفين

· تقرير عن حركات الابتعاث

· بيان أرقام حسابات الموظفين

· تقرير عن العلاوات

· بيان أرقام حسابات الموظفين حسب البنك

· بيان أرقام حسابات الموظفين حسب الجهة

· تقرير بتذاكر السفر أو التعويضات عنها

· بيان ( أبجدي ) بمنسوبي المنشأة

· بيان العاملين في أي جهة في المنشأة

· حصر بمنسوبي المنشـأة من ملف الموظفين

· خطاب تعريف

· قرار تعيين عامل

· قرار تعيين متعاقد

· إجمالي عدد الوظائف المختلفة في المنشـأة

· تقرير سجل تشكيلات موظفي المنشأة

· نموذج إجازة اضطرارية

· حصر بمنسوبي المنشـأة حسب المنصب

· تقرير عن الموظفين حسب النوع و المرتبة

· تقرير عن المؤهلات العلمية

· بيان حصر الإجازات حسب نوع الوظيفة ونوع الإجازة

· إحصائيات مختلفة

· نموذج طلب تحويل راتب

· الموظفين المتعاقدين في جهة معينة

· بيان بتقويم الأداء الوظيفي

· كشف بالمتعاقدين

· الموظفين المنتدبين

· كشف بأوامر الإركاب

· المكلفين خارج الدوام

· بيان حصر إجازات موظف - لأغراض التعويض

· إجمالي إعداد الوظائف في الميزانيات المختلفة

· شهادة خدمة

· حركات الابتعاث

· مقارنة ملف التشكيلات مع تشكيلات الأعوام السابقة

· بيان بالعمل خارج الدوام الرسمي

· الموظفين حسب السجل المدني – الإقامة

· الوظائف المحجوزة

· طباعة أمر إركاب حكومي

· طلب انتداب داخل المملكة

· بيان انتداب

· تاريخ المناصب الإدارية للموظفين

· كشف بالمتعاونين

· كشف الحضور والانصراف

· خطابات الشكر و الإنذار

· نموذج طلب إجازة عادية

· نموذج طلب إجازة اضطرارية

· كشف بالمعينين ولم يسجل لهم تقويم أداء وظيفي

· قرار تعيين موظف

· قرار تعيين عامل

· كشف الحاصلون على دورات حسب الجهة العامة

· بطاقة حصر الوظائف

· طباعة نموذج الجوازات

استعلامات نظام شؤون الموظفين :

· استعلام عن الوظائف

· الاستعلام الشامل لبيانات الموظف

· استعلام عن أرقام حسابات الموظفين

عدد المساهمات : 5 تاريخ التسجيل : 30/06/2011

• • •

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بارك الله فيكم هل يتوفر شرح لهذا النظام؟

مع الشكر

• • •

عدد المساهمات : 22 تاريخ التسجيل : 29/10/2011

بسم الله الرحمن الرحيم

وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته
إن الشرح للنظام بشكله العام يحتاج إلى المختص أولا من إدارة شؤون الموظفين المحترمين
كما أن ذلك يحتاج إلى تفصيل مطول لا يتسع المجال في طرحة لكل نقطة من نقاط النظام .
لذا يفضل من حضرتكم أن تحددوا النقطة التي تحتاج إلى شرح أو استفسار ومن ثم ينظر المسؤون فيها لتوضيحها لنا ولكم مع بحثنا المجد في الاستدلال عن المعلومة الصحية في حال تأخرت إدارة شؤون الموظفين عن التوضيح مع إحترامي للجميع .

مع تمنياتي لكم بالتوفيق .

عدد المساهمات : 7 تاريخ التسجيل : 02/12/2011

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تجدون برفقة دليل المستخدم العام لأنظمة الوزارةمن إعداد
شركة الخليج للكمبيوتر و المعدات الإلكترونية

http://www.4shared.com/office/p9szb_ZG/___.html

تتعرف من خلاله على وظائف الأيقونات (الأزرار ) في أي نظام بما فيها نظام شؤون الموظفين ...

أحدى الزميلات في قسم شؤون الموظفين في المكتب قامت بتصميم دليل خاص لمستخدم النظام
وأنشاءالله نوافيكم به قريبا ..

مع خالص الأمنيات بالفائدة للجميع

عدد المساهمات : 5 تاريخ التسجيل : 30/06/2011

• • •

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بارك الله فيكم .. وجزيتم خيرا

• • •